Assistante de Direction

LE POSTE / LA MISSION

Description du poste / de la mission :
Rattaché(e) à la Direction Générale du Service Social Maritime (SSM), vous organisez et coordonnez avec une grande confidentialité les informations internes et externes, liées au fonctionnement de la direction,mais également des missions liées à la fonction RH en lien avec la direction administrative et financière.

Vous serez amené à travailler en équipe avec les autres fonctions du siège (chargée de communication,
secrétariat de l'action sociale, directeur administratif et financier, comptable et responsables régionales).

Missions administratives et support

- Gestion d'activité : planning, déplacements, préparation de réunion, réservation de salles...
- Rédaction les documents et supports administratifs nécessaires et/ou demandés : compte-rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service
- Réception/orientation des appels et messages téléphoniques en binôme avec le secrétariat de l'action sociale
- Gestion administrative du courrier entrant et sortant
- Gestion de l'agenda et des rendez-vous du directeur général Commande et suivi des fournitures pour le siège et les postes du SSM
- Accompagnement du service communication (logistique événementiel, intranet...)
- Organisation des Conseils d'Administration et Assemblées Générales (convocations, ordres du jour...)
Suivi des échéances des contrats, conventions et du parc de véhicules en lien avec la direction administratif et financier

Missions Ressources Humaines

- Organisation de la formation : suivi des inscriptions, logistique, relation avec les organismes de formation, tableaux de suivi du Plan de Formation
- Gestion/suivi/accompagnement au recrutement (mise en forme et publication des annonces, appel à candidature interne, présélection des CV, réponses aux candidats…)
- Procédure et relation CSE (convocation, ordre du jour, envois de document…)

Profil recherché / Compétences demandées :
Vous êtes issu(e) d’une formation spécialisée en secrétariat (niveau BAC+2/3 minimum), et avez développé
une polyvalence et une expertise dans votre domaine.

Une expérience dans un poste similaire d'une durée de 5 ans est attendue.

Vos capacités d’écoute, d'organisation et de rigueur vous permettront d’être force de proposition, de vous
montrer réactif en réponse aux besoins exprimés par la Direction.

Une connaissance et maitrise des outils bureautiques est indispensable pour être à l'aise dans ce poste.
Des mises en situations concrètes vous seront demandées lors des entretiens.

Vos compétences en gestion de tableaux de bord, rédaction et travail en équipe seront de réels atouts
pour réaliser les missions attribuées et vous établir dans ce poste.

Votre autonomie dans la gestion de vos dossiers et votre capacité à gérer les priorités, seront primordiaux
et piliers de votre réussite.

Lieu(x) de travail : Nantes

Rémunération : à négocier

À partir du : 01/02/2023

Conditions particulières : 80% sur 4 jours ( Possibilité de lundi ou vendredi non travaillé)

Rémunération sur 13 mois

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